ابدأ بكشف واحد يشرح الرصيد
أنشئ كشفًا يتضمن رقم كل فاتورة وتاريخها وتاريخ استحقاقها وقيمتها والدفعات المخصصة لها والرصيد المتبقي. يجب أن يتطابق إجمالي الكشف مع دفاتر الشركة. وجود إجمالي واحد يسهل التواصل، بينما تبقى التفاصيل متاحة حتى يستطيع المدين مراجعة كل بند دون خلط.
لا تفترض أن جميع الفواتير في الحالة نفسها
قد تكون بعض الفواتير معتمدة، وأخرى لم تصل إلى الحسابات، وثالثة محل اعتراض. صنّف كل فاتورة: مستلمة دون اعتراض، تنتظر مستندًا، معترض عليها، أو وُعد بسدادها. إذا كان الاعتراض يخص فاتورة محددة، افصلها عن الرصيد غير المختلف عليه واتبع خطوات التعامل مع اعتراض الفاتورة.
اجمع المراسلة وخصص الطلب
أرسل مطالبة واحدة تتضمن الكشف والمستندات الأساسية، ثم اطلب ردًا محددًا على كل فاتورة متأخرة. تجنب رسائل منفصلة متقاربة قد تنتج وعودًا متعارضة أو تجعل الحسابات تتعامل مع جزء من الرصيد فقط. عيّن جهة اتصال واحدة لدى كل طرف وسجل ما تم الاتفاق عليه لكل بند.
وزع أي دفعة على الفواتير بوضوح
إذا وصل مبلغ لا يغطي كامل الرصيد، اطلب من المدين تحديد الفواتير المقصودة أو وثّق أساس التخصيص المتفق عليه. حدّث الكشف وأظهر الفواتير المسددة جزئيًا والمتبقي منها. راجع دليل حساب الرصيد بعد السداد الجزئي، ولا تصدر مخالصة عامة بينما توجد فواتير أخرى مفتوحة.
اجعل خطة السداد مرتبطة بالرصيد التفصيلي
إذا طلب العميل التقسيط، اربط كل دفعة بتاريخ ومبلغ، وبيّن كيف ستخفض الرصيد الإجمالي والفواتير التي تشملها. حدث الكشف بعد كل تحويل وأرسل نسخة للمدين. تساعدك عناصر مراجعة خطة السداد على تحويل الاقتراح العام إلى جدول يمكن متابعته.
متى تحتاج المطالبة إلى تقييم؟
اطلب تقييمًا إذا لم يتطابق رصيد الطرفين، أو تعددت الاعتراضات، أو وصلت دفعات غير مخصصة، أو تكررت الوعود دون معالجة جميع الفواتير. جهز كشف الحساب والفواتير والعقود أو أوامر الشراء وإثباتات التسليم والمراسلات وفق قائمة مستندات المطالبة. ثقة متخصصة في تحصيل الديون والمستحقات داخل سلطنة عُمان، ويمكن للدائن خارج عُمان طلب المساعدة ضد شركة أو فرد داخلها. اطلب تقييمًا وأرسل الرصيد وملخص الحالة.
هذا المحتوى معلومات عامة وليس استشارة قانونية أو محاسبية أو ضمانًا للتحصيل. تعتمد الخطوة المناسبة على المستندات وظروف كل مطالبة.