حدّد الفترة والحساب المقصود
ابدأ باسم العميل الصحيح والفترة التي يغطيها الكشف والعملة المستخدمة. إذا كان التعامل مع أكثر من فرع أو شركة ضمن مجموعة واحدة، لا تدمج الأرصدة دون أساس واضح. حدّد الطرف الذي صدرت باسمه كل فاتورة حتى يتمكن العميل من مطابقة البيانات مع سجلاته.
اعرض حركة الحساب لا الرصيد فقط
أدرج رقم كل فاتورة وتاريخها وقيمتها وتاريخ الاستحقاق، ثم الدفعات والخصومات أو الإشعارات المعتمدة والرصيد المتبقي. استخدم ترتيبًا زمنيًا واضحًا، وأرفق نسخة الفاتورة أو مرجعها عندما يلزم. وإذا كانت هناك دفعات جزئية، راجع طريقة حساب الرصيد بعد السداد الجزئي.
طابق الدفعات قبل الإرسال
راجع كشف البنك والإيصالات وسجلات الحسابات للتأكد من إدراج كل دفعة وتخصيصها للفاتورة الصحيحة. لا تترك مبلغًا غير معروف دون توضيح، ولا تخصم دفعة من فاتورة مختلفة بناءً على افتراض. إذا تعذر تحديد مرجع دفعة، اطلب من العميل مستند التحويل ثم سجّل نتيجة المطابقة.
تعامل مع الفروق بندًا بندًا
إذا اعترض العميل على الكشف، اطلب تحديد الفاتورة أو الدفعة محل الاختلاف بدل الاعتراض على الإجمالي فقط. افصل الجزء المتفق عليه عن الجزء المختلف عليه، واحتفظ بالمراسلات التي تشرح التصحيح. عند وجود اعتراض على أصل فاتورة، استخدم دليل التعامل مع الفاتورة المتنازع عليها.
اربط الكشف بخطوة سداد
بعد الإرسال، اطلب تأكيد المطابقة أو إرسال الفروق خلال مدة معقولة، ثم اطلب موعد السداد للرصيد غير المختلف عليه. كشف الحساب وسيلة لتوضيح المطالبة، وليس سببًا لتركها مفتوحة دون متابعة. تجنب تغيير الرصيد أو وصفه بأنه نهائي قبل إغلاق الفروق فعليًا.
متى تطلب تقييمًا للمطالبة؟
اطلب تقييمًا إذا استمرت المطابقة دون نتيجة، أو ظهرت دفعات غير موثقة، أو رفض العميل تحديد الفروق، أو بقي الرصيد بلا موعد سداد. جهز الكشف والفواتير وإثباتات التسليم والمراسلات وفق قائمة مستندات المطالبة. ثقة متخصصة في تحصيل الديون والمستحقات داخل سلطنة عُمان، ويمكن للدائن خارج عُمان طلب المساعدة ضد شركة أو فرد داخلها. اطلب تقييمًا وأرفق ملخص الرصيد والنقاط المختلف عليها.
هذا المحتوى معلومات عامة وليس استشارة قانونية أو محاسبية أو ضمانًا للتحصيل. يعتمد المسار المناسب على مستندات كل مطالبة وظروفها.